Klicken Sie auf das Plus in der Spalte Teammitglieder, um ein neues Teammitglied anzulegen.

Die Person, die den Testaccount erstellt hat, ist automatisch als erstes Teammitglied eingetragen.

Bei Teammitgliedern gibt es vier Karteireiter. Wir haben die Punkte fett gekennzeichnet, die Sie unbedingt ausfüllen müssen, damit das Teammitglied von Ihren Kundinnen und Kunden gebucht werden kann.
 

1. Konfiguration

• Name: Geben Sie dem Teammitglied einen Namen.


• Interne Darstellung (optional): Diese Kurzbezeichnung wird in der Tagesansicht für die Beschriftung der Termine verwendet. Ihre Kundinnen und Kunden sehen diese Kurzbezeichnung nicht.


• Kontingent (optional): Diese Einstellung haben wir vor allem für Ressourcen gedacht. Wenn ein Teammitglied als Kontingent angelegt wird, dann kann nur eine Person in die Tagesansicht einsteigen und Termine können nicht auf bestimmte Personen gebucht werden. Wenn Sie ein Teammitglied als Kontingent anlegen möchten, dann klicken Sie die Checkbox an und geben im Auswahlfeld darunter die entsprechende Anzahl ein.
   
• Sichtbarkeit auf Terminbestätigung (optional): Klicken Sie die Checkbox bei veröffentlicht an, wenn Sie möchten, dass dieses Teammitglied auf der Terminbestätigung, die Ihre Kundinnen und Kunden per E-Mail bekommen, angezeigt werden soll. Bei den Einstellungen zu den Dienstleistungen entscheiden Sie, bei welchen Dienstleistungen dieses Teammitglied angezeigt werden soll.

2. Freischaltung

• Freischaltung: Mit dieser Checkbox bestimmen Sie, ob Ihr Teammitglied freigeschaltet und aktiviert sein soll. Wenn Sie die Checkbox nicht geklickt haben, dann ist das Teammitglied noch nicht verrechnungsrelevant und wird auch noch nicht für die Anzeige freier Termine verwendet, selbst wenn Sie alle anderen Punkte ausgefüllt haben. Sie können mit einem Klick auf diese Checkbox Teammitglieder deaktivieren, wenn Sie sie nicht mehr brauchen. Allerdings können Teamitglieder nur deaktiviert werden, wenn sie mit keinen zukünftigen / noch offenen Terminbuchungen verknüpft sind. In diesem Fall müssen Sie die betroffenen Termine vor dem Deaktivieren auf andere Teammitglieder umbuchen.
   
• Standorte: Damit Ihr Teammitglied im Kalender angezeigt werden kann, müssen Sie angeben, an welchen Standorten das Teammitglied verfügbar ist. Sie müssen an dieser Stelle auch die Checkbox anklicken, wenn Sie nur einen Standort haben.
   
• Kundengruppen (optional): Sie können Ihr Teammitglied mit Kundengruppen verbinden. Wenn Sie  Kundengruppen auswählen, dann bedeutet das, dass dieses Teammitglied NUR von diesen Kundengruppen gebucht werden kann. Klicken Sie KEINE Kundengruppen an, wenn Sie möchten, dass ALLE Kundinnen und Kunden mit und ohne Kundengruppe dieses Teammitglied buchen können.

3. Zeitplanung

Für Teammitglieder legen Sie Anwesenheitszeiten an - ähnlich den Öffnungszeiten beim Standort. Auch wenn die Anwesenheitszeiten genau den Öffnungszeiten entsprechen, ist es bei mehr als einem Teammitglied sinnvoll, die Anwesenheitszeiten gesondert anzulegen. Auf diese Weise können Sie später Urlaube oder andere Abwesenheiten komfortabel direkt beim betreffenden Teammitglied eintragen.

Legen Sie einen neuen Masterplaneintrag und einen neuen Zeitplan an und tragen dann die täglichen Anwesenheiten im Kalender rechts ein.

Wichtig ist, dass die Checkbox aktiv beim Masterplaneintrag geklickt ist und dass dem Teammitglied ein eigener Zeitplan mit den entsprechenden Zeitplaneinträgen zugewiesen wird. Angaben zu Standorten, Kundengruppen und Feiertagen sind optional.

4. Account

• Account anlegen: Damit jedes Ihrer Teammitglieder auch Zugriff auf die persönliche Tagesansicht hat, müssen die Teammitglieder bei calmodo registriert und mit Ihrem Unternehmen verbunden sein. Dafür geben Sie beim betreffenden Teammitglied Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein und klicken die Checkbox Account anlegen an. Das Teammitglied erhält eine E-Mail mit einem Link. Wenn Ihr Teammitglied schon bei calmodo registriert ist, dann bestätigt es mit dem Klick die Verbindung zu Ihrem Team; wenn es noch nicht registriert ist, wird es zur Registrierung bei calmodo weitergeleitet.
   
• Einstellungen (optional)
  • Administratorrechte: Wenn Sie möchten, dass dieses Teammitglied auch in den Adminbereich einsteigen kann, dann klicken Sie diese Checkbox an.
  • nicht buchbar: Wenn Ihr Teammitglied einen eigenen Zugang erhalten soll, aber selbst keine Dienstleistungen ausführt, dann klicken Sie diese Checkbox an. Nicht buchbare Teammitglieder sind kostenlos.
     
• regelmäßige Benachrichtigung (optional):
  • alle Termine des aktuellen Tages: Ihr Teammitglied erhält regelmäßig E-Mails mit Terminen des aktuellen Tages.
  • bei neuen Terminen oder Änderungen: Ihr Teammitglied erhält eine E-Mail sobald ein neuer Termin gebucht wurde oder ein bestehender verschoben oder storniert.