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Bei Dienstleistungen gibt es vier Karteireiter. Wir haben die Punkte, die Sie unbedingt ausfüllen müssen, damit diese Dienstleistung von Ihren Kundinnen und Kunden gebucht werden kann, fett gekennzeichnet.

1. Karteireiter Konfiguration

• Name: Geben Sie hier eine für Ihre Kundinnen und Kunden klar verständliche Bezeichnung ein.
   
• Interne Darstellung (optional): Vergeben Sie hier eine interne Kurzbezeichnung und weisen der Dienstleistung eine Farbe zu. Dies wird nur in Ihrer internen Tagesansicht angezeigt.
   
• Terminlänge: Legen Sie hier fest, ob es sich um eine fixe Länge oder eine variable Länge handelt. Fixe Länge verwenden Sie für Dienstleistungen deren Dauer unveränderlich ist; bei der variablen Länge können Sie festlegen, in welchem Rahmen Ihre Kundinnen und Kunden die Länge des Termins selbst bestimmen können. Das ist z. B. bei der Buchung von Sportplätzen sinnvoll. In diesem Fall geben Sie neben der Standardlänge - mit diesem Wert wird die Leistung anfangs im Kalender eingetragen - auch die Mindest- und Maximallänge an. Mit Längenraster bestimmen Sie die Schritte, in denen Ihre Kundinnen und Kunden die Länge wählen können. Das Startintervall benötigen Sie bei fixen und variablen Längen; es legt die Schritte fest, in welchen Ihre Kundinnen und Kunden die Termine im Kalender eintragen können.
  Wenn Sie beispielsweise 00:60 eingeben, dann kann diese Dienstleistung alle 60 Minuten am Kalender eingetragen werden, unabhängig davon wie lang die Dienstleistung ist.
   
• Hinweis bei Terminlücken (optional): Wenn Sie diesen Hinweis aktivieren möchten, dann klicken Sie die Checkbox Hinweis anzeigen an. Danach geben Sie an, bei welchen Lücken calmodo Ihre Kundinnen und Kunden informieren soll z. B. 30 Minuten. Wenn Kundinnen und Kunden einen Termin buchen und dabei eine Lücke von 30 Minuten oder weniger entsteht, ersucht calmodo um eine Buchung etwas früher und / oder später. Ihre Kundinnen und Kunden können aber die gewünschte Uhrzeit auch beibehalten, wenn es nicht anders geht.
   
• Sperrfrist: Die Sperrfrist gibt an, wann Ihre Kundinnen und Kunden den erstmöglichen Termin buchen können. Sie können zwischen drei Möglichkeiten wählen:
  • keine: Es gibt keine Sperrfrist. In diesem Fall können Ihre Kundinnen und Kunden den erstmöglichen freien Termin wählen.
  • dauert bis zum Start der nächsten vollen Zeiteinheit: Die Länge der Sperrfrist ist hier von der Zeiteinheit abhängig, die Sie im Dropdown wählen. Wählen Sie Stunde, dann kann erst in der nächsten Stunde gebucht werden. Wählen Sie Woche, dann kann in der aktuellen Woche kein Termin gebucht werden, sondern erst in der nächsten.
  • beträgt mindestens: Hier können Sie die Zeiteinheit und die Anzahl der Zeiteinheitwählen, die bis zum nächsten buchbaren Termin dazwischenliegen müssen. Beispielsweise wählen Sie 5 Tage, dann kann der frühest mögliche Termin erst in 5 Tagen gebucht werden.
     
• Buchungszeitraum: Der Buchungszeitraum bezeichnet jenen Zeitbereich, in dem Ihre Kundinnen und Kunden im Voraus Termine ausmachen können. Wählen Sie z. B. einen Buchungszeitraum von 30 Tagen, dann sehen Ihre Kundinnen und Kunden nur die freien Termine für die nächsten 30 Tage im Voraus.
   
• Kontaktdaten bei Terminbuchung (optional): Sie können hier zwischen erforderlich und erwünscht wählen. Erforderliche Kontaktdaten müssen von Ihren Kundinnen und Kunden ausgefüllt werden, sonst können sie den Termin nicht buchen. Erwünschte Kontaktdaten sind optional auszufüllen. Wenn Sie von Ihren Kundinnen und Kunden besondere Informationen benötigen, dann können Sie das bei Notiz eintragen.

2. Karteireiter Freischaltung

• Freischaltung: Mit dieser Checkbox bestimmen Sie, ob Ihre Dienstleistung freigeschaltet sein soll. Wenn Sie die Checkbox nicht geklickt haben, dann wird diese Dienstleistung für Ihre Kundinnen und Kunden nicht angezeigt, selbst wenn Sie alle anderen Punkte ausgefüllt haben. Sie können mit einem Klick auf diese Checkbox auch Dienstleistungen archivieren, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
   
• Standorte (optional): Durch die Verknüpfung mit Teammitgliedern und Ressourcen (im Karteireiter Verknüpfung) ist klar, wo diese Dienstleistung stattfinden. Wenn diese Bereiche allerdings zusätzlich eingeschränkt werden sollen, dannn wählen Sie hier die Standorte aus.
  Beispiel: Sie verknüpfen diese Dienstleistung mit zwei Teammitgliedern, die sowohl am Standort A als auch am Standort B arbeiten. Diese Dienstleistung soll allerdings nur am Standort A angeboten werden. In diesem Fall müssen Sie die Standorte zusätzlich einschränken und wählen daher bei dieser Dienstleistung als Standort A aus.
   
• Kundengruppe (optional): Sie können diese Dienstleistung mit Kundengruppen verbinden. Wenn Sie Kundengruppen auswählen, dann bedeutet das, dass diese Dienstleistung NUR von diese Kundengruppen gebucht werden kann. Klicken Sie KEINE Kundengruppen an, wenn Sie möchten, dass ALLE Kundinnen und Kunden diese Dienstleistung buchen können.

3. Karteireiter Verknüpfung

• Anzeige auf Terminbestätigung (optional): Ihre Kundinnen und Kunden erhalten nach Abschluss der Buchung eine Bestätigung per E-Mail. Wenn Sie diese Checkbox angeklickt haben, dann zeigt calmodo die verknüpften Teamitglieder und Ressourcen auf dieser Terminbestätigung an. Da es sein kann, dass Sie Teammitglieder anzeigen wollen, aber die Ressourcen nicht, müssen Sie die Anzeige auch direkt bei Teammitgliedern und Ressourcen einstellen.
  Beispiel: Die Dienstleistung Massage benötigt Teammitglied Max und als Ressource ein Massagebett. Sie möchten, dass Max auf der Terminbestätigung angezeigt wird, aber nicht das Massagebett. Direkt bei Max klicken Sie bei Sichtbarkeit auf Terminbestätigung die Checkbox an, beim Massagebett machen Sie das nicht. Bei der Dienstleistung klicken Sie die Checkbox anzeigen an. Somit ist sichergestellt, dass nur Max auf der Bestätigung angezeigt wird.
   
• Dienstleistung mit Teammitgliedern / Ressourcen / Gruppen verknüpfen: Damit diese Dienstleistung gebucht werden kann, muss sie unbedingt mit Teammitgliedern und / oder Ressourcen verknüpft werden. Sie müssen Ihre Dienstleistungen auch verknüpfen, wenn Sie nur EIN Teammitglieder oder EINE Ressource haben. Um Teammitglieder, Ressourcen und / oder Gruppen zu verknüpfen, ziehen Sie diese mit Drag & Drop in das weiße Feld bei Block.
  Folgende Einstellungen können Sie bei den Verknüpfungen vornehmen
  • benötigte Items des Blocks: Hier geben Sie an, wie viele Teammitglieder und / oder Ressourcen GEMEINSAM für diese Dienstleistung benötigt werden. Wichtig ist hier, die Anzahl darf nicht höher sein als die Anzahl der Items im Block.
    Anzahl "1" und 1 Teammitglied im Block = genau dieses Teammitglied ist verknüpft und wird gebucht.
    Anzahl "2" und 5 Teammitglieder im Block = zwei dieser Teammitglieder werden gemeinsam für die Dienstleistung gebraucht und auch verbucht.
    ​Anzahl "4" und 3 Teammitglieder im Block = diese Verknüpfung ist noch fehlerhaft, da 4 Teammitglieder benötigt werden, aber nur 3 mit der Dienstleistung verknüpft sind. Daher kann diese Dienstleistung noch nicht gebucht werden.
     
  • zur Auswahl im Kundenkalender: Sie können bestimmen, ob Ihre Teammitglieder / Ressourcen im Kundenkalender angezeigt werden sollen:
    nicht auswählbar: die Teammitglieder / Ressourcen können von Ihren Kundinnen und Kunden nicht gewählt werden
    auswählbar, angezeigt im EINER Gesamtliste: in dieser Liste werden alle Ihre Teammitglieder oder Ressourcne gelistet. calmodo hebt jene hervor, die für diese Dienstleistung gewählt werden können.
    auswählbar, angezeigt in einer EXTRA Liste: die Teammitglieder / Ressourcen bei dieser Dienstleistung werden in einer extra Liste im Kundenkalender dargestellt.
  
  
  • Vor- und Nachbereitungszeit: Vor- und Nachbereitungszeiten verlängern die Dauer Ihrer Dienstleistungen. Es handelt sich dabei um die Zeit, die Sie vor und nach dem Durchführen einer Leistung benötigen, welche aber nicht unbedingt alle verknüpften Teammitglieder und Ressourcen betrifft. Ihre Kundinnen und Kunden sehen diese Information nicht; sie sehen lediglich die von Ihnen angegebene Terminlänge. Der Inhalt des Blocks bestimmt, an wen die Vor- und Nachbereitungszeit gebunden ist.
     
  • Gruppenname und als neue Gruppe speichern: Wenn die Teammitglieder / Ressourcen dieses Blocks als eigene Gruppe gespeichert werden sollen, dann geben Sie einen Namen ein und klicken die Checkbox an.
     
  • Anzahl beim Item innerhalb des Blocks: Diese Einstellung ist vor allem für Kontingente sinnvoll, wenn Sie aus einem Kontingent mehr als 1 benötigen. Sie haben eine Ressource als Kontingent mit 20 Stück angelegt, für diese Dienstleistung benötigen Sie pro Termin 4 Stück dieser Ressource. In diesem Fall stellen Sie bei der Item-Anzahl 4 ein. Auch hier darf die eingestellte Anzahl nicht höher sein, als die Anzahl bei Kontingent.
     
  • Priorität: Hier können Sie einstellen, wenn einzelne Teammitglieder oder Ressourcen eher verbucht werden sollen als andere (wie bei Gruppen). Teammitglieder / Ressourcen, die zuerst verbucht werden sollen, bekommen die Prioritätsstufe 1.
     
  • Masterplan (optional): Sie können hier einen Masterplan wählen, wenn Sie bei einem oder mehreren Items im Block die Verfügbarkeit zeitlich einschränken wollen. Wenn Sie nichts weiter einschränken möchten, dann verwenden Sie die Einstellung kein Masterplan gewählt.
     
  • Blöcke hinzufügen: Sie können weitere Blöcke hinzufügen, wenn für diese Dienstleistung Kombinationen von Teammitgliedern / Ressourcen / Gruppen verknüpft werden sollen und dies nicht in einem Block eingetragen werden kann. Beispielsweise wenn Sie bei der Anzahl beim Block unterschiedliche Werte eintragen wollen.
    Beispiel: Ihre Dienstleistung benötigt zwei Teammitglieder und eine Ressource. In diesem Fall tragen Sie die möglichen Teammitglieder in den Block 1 ein und stellen die Block-Anzahl auf zwei. Für die Ressource fügen Sie einen neuen Block hinzu, ziehen die Ressource nun in den neuen Block 2 und belassen die Block-Anzahl auf 1.

4. Karteireiter Zeitplanung

• Zeitplanung bearbeiten (optional): Sie können für Dienstleistungen auch gesonderte Zeitpläne anlegen. Das kann dann sinnvoll sein, wenn Sie eine bestimmte Dienstleistung nicht zu den üblichen Öffnungszeiten oder Anwesenheitszeiten der verknüpften Teammitglieder anbieten möchten. Wenn Sie diese Dienstleistung nicht weiter einschränken möchten, dann verwenden Sie bei Masterplan die Einstellung kein Masterplan gewählt.

Beispiel
Sie haben üblicherweise am Montag von 10 bis 19 Uhr geöffnet. Die Dienstleistung Beratung möchten Sie am Montag aber NUR von 10 bis 13 Uhr anbieten. In diesem Fall legen Sie bei dieser Dienstleistung einen Masterplan, sowie einen Masterplaneintrag mit einem neuen Zeitplan an. In diesen neuen Zeitplan tragen Sie am Montag die Zeitspanne von 10 bis 13 Uhr ein.